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Durante este periodo de tiempo se agrupan libros generales y nóminas en custodia del Archivo General de la Policía Nacional. -
Desde la creación de la institución, se han producido y conservado documentos que constituyen un testimonio vivo de la evolución institucional y del quehacer profesional de sus integrantes. Entre este acervo documental se destacan libros con ordenes administrativas de personal y disposiciones normativas que reglamentaban el servicio de policía.
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Producción de información física, radicada en libros, en custodia de los archivos centrales. Pendiente construcción de las TVD para su adecuada organización, valoración (incluyendo la identificación de valores secundarios y de información en materia de DD.HH. y DIH) y su posterior transferencia al Archivo Histórico institucional. -
En este periodo se concentra la mayor cantidad de información en custodia de los archivos centrales de la Policía Nacional. Esta información hace parte de los fondos documentales acumulados de la institución, los cuales carecen de algún criterio de información. En la actualidad se adelanta un plan de trabajo con el Archivo General de la Nación para la convalidación de los proyectos de TVD, herramienta con la cual se busca garantizar su organización y conservación.
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La producción documental generada desde 1985 se conserva principalmente en soporte físico, se compone por libros (minutas de servicio, de guardia, libros de población, control de armamento, vehículos, entre otros), informes administrativos y judiciales, y soportes análogos como cintas VHS, betacam, casetes y fotografías. Esta información adquiere valor ya que la Ley de Víctimas establece esta vigencia como el límite para reconocer a las personas que hayan sufrido afectaciones por el conflicto. -
Se implementa un sistema para administrar los datos de carácter público, clasificado y reservado del personal uniformado y no uniformado, activo, retirado y de sus beneficiarios. Permitiendo la expedición de certificados, constancias, hojas de vida y extractos laborales. -
En este periodo ya se cuenta con las Tablas de Retención Documental aprobadas por el AGN, como herramienta para la producción, clasificación y organización de la información de las unidades policiales. Adicionalmente, se da inició a la producción de la información de manera electrónica, a través de sistemas que garantizan su preservación, disponibilidad y acceso.
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La producción documental es física, pero se parametriza el sistema Radicar para el registro y control de los documentos producidos y recepcionados en todos los niveles de la entidad.
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A partir del año 2010 la institución policial y específicamente el proceso de Gestión Documental dio lugar a la innovación tecnológica con la implementación del Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo, a partir de los cuales se abrió paso la radicación de documentos recibidos y salidos y posteriormente la producción de varios tipos documentales de forma electrónica.
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Durante la vigencia 2014 se implementa en la institución como SGDEA el sistema GECOP, dando inicio a la producción de comunicaciones oficiales electrónicas, y la radicación de documentos físicos de ingreso y salida en todas las unidades polIciales, facilitando la disponibilidad, trazabilidad y acceso a la información. No obstante, los demás tipos documentales se continúan produciendo en físico. -
La Policía Nacional dispone que el personal policial desarrolle el sistema GEPOL como el SGDEA de la institución, en él se daría continuidad a la producción electrónica de comunicaciones oficiales, memorandos, actas, libros digitales, resoluciones y otros documentos administrativos. El sistema se encuentra en constante evolución, permitiendo que se produzcan más tipos documentales electrónicamente y menos en físico, con lo que se hace más ágil la consulta y acceso a la información.