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Se agrupan libros generales y nóminas en custodia del Archivo General de la Policía Nacional. Desde la creación de la institución, se han producido y conservado documentos que constituyen un testimonio vivo de la evolución institucional y del quehacer profesional de sus integrantes. -
Producción de información física, radicada en libros, en custodia de los archivos centrales. Pendiente construcción de las TVD para su adecuada organización, valoración (incluyendo la identificación de valores secundarios y de información en materia de DD.HH. y DIH) y su posterior transferencia al Archivo Histórico institucional.
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La producción documental generada desde 1985 se conserva principalmente en soporte físico, y está compuesta por libros (minutas de servicio, minutas de guardia, libros de población, control de armamento y de vehículos, entre otros), informes administrativos y judiciales, y soportes análogos como cintas VHS, betacam, casetes y fotografías.
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Se implementa un sistema para administrar los datos de carácter público, clasificado y reservado del personal uniformado y no uniformado, activo, retirado y de sus beneficiarios. Permitiendo la expedición de certificados, constancias, hojas de vida y extractos laborales. -
La producción documental es física, pero se parametriza el sistema Radicar para el registro y control de los documentos producidos y recepcionados en todos los niveles de la entidad.
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Durante la vigencia 2014 se implementa en la institución como SGDEA el sistema GECOP, dando inicio a la producción de comunicaciones oficiales electrónicas, y la radicación de documentos físicos de ingreso y salida en todas las unidades polIciales, facilitando la disponibilidad, trazabilidad y acceso a la información. No obstante, los demás tipos documentales se continúan produciendo en físico. -
La Policía Nacional dispone que el personal policial desarrolle el sistema GEPOL como el SGDEA de la institución, en él se daría continuidad a la producción electrónica de comunicaciones oficiales, memorandos, actas, libros digitales, resoluciones y otros documentos administrativos. El sistema se encuentra en constante evolución, permitiendo que se produzcan más tipos documentales electrónicamente y menos en físico, con lo que se hace más ágil la consulta y acceso a la información.