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Cuando el uso de las tecnologías de información y comunicación se hizo común en la administración pública y privada, con el inicio de las bases de datos y la aparición de los procesadores de textos y otras aplicaciones ofimáticas, y sobre todo con la llegada del correo electrónico, surgió la necesidad de capturar y conservar también documentos que nacen, viven y mueren en formato electrónico. Conseguir esto representó un nuevo salto en la complejidad y exigencias a los sistemas informatizados.
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Decreto 2578, D. 2693 de 2012 y 2609 de 2012, Acuerdo 4 y 5 de 2013, Anexos
Seguimiento al Programa de Gestión Documental
Inventario documental
Tablas de Retención y Valoración Documental, su aprobación y aplicación
Conformación unidad de correspondencia
Manejo del expediente electrónico para entidades públicas A. 002 de 2014 -
La Gestión Documental emerge como la propuesta para resolver preguntas relacionadas con procesos puntuales como: almacenamiento: ¿dónde guardar los documentos?; recuperación: ¿cómo pueden los empleados o clientes encontrarlos?; clasificación: ¿cómo organizar los documentos?; seguridad: ¿cómo evitar la pérdida, violación o destrucción no programada de la información?; custodia: ¿cómo decidir cuáles documentos conservar y cuáles no?; distribución: ¿cómo distribuirlos al personal que los necesita?.
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Es un establecimiento público del gobierno nacional colombiano que promueve la conservación y consulta del legado documental nacional . Es la cabeza del Sistema Nacional de Archivos. Su sede es en Bogotá Alberga documentación histórica que data desde 1541 hasta 1991, como Constituciones políticas, escrituras notariales, procesos judiciales coloniales, cartas de grandes personajes como Simón Bolívar, mapas antiguos de la Nueva Granada, etc.
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la disciplina comenzó a centrarse en las necesidades que las organizaciones tenían de gestionar su documentación, así como de la investigación, la historia y la cultura. En 1956 se inicia la distinción entre los profesionales que trabajaban con los documentos de uso inmediato e intermedio.
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surge la figura del records manager (gestor de documentos) y posteriormente la aceptación del término Record Management (Gestión de Documentos)
Se inicia la distinción entre los profesionales que trabajaban con los documentos de uso inmediato e intermedio, identificándolos como gestores documentales y los profesionales que trabajaban con los documentos de valor secundario o histórico reconociéndolos como archiveros. -
En los inicios, la gestión documental ha existido desde hace miles de años.
Tenia marcado un carácter patrimonial y administrativo, solo se consideraba la participativo de los archiveros en la gestión de los documentos cuando se perdía su valor administrativo y se pasaban a los archivos históricos. -
Se desarrollaron fundamentalmente dos grandes áreas de atención de la archivista, los Archivos al servicio de fines históricos, culturales y de investigación y los Archivos al servicio de las Administraciones productoras de los documentos.
Durante 1700 y 1900 se da un giro del servicio de la investigación histórica.
