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El respeto y la estructura
El respeto a la estructura del fondo y al orden natural de los documentos en el interior del mismo es el respeto a la estructura que dicha institución dio en origen a los documentos que integran dichos fondos. Es por ello que para respetar el doble valor emanado de las características particulares de la génesis del documento de archivo, el archivero debe comenzar el tratamiento de la documentación por lo que se ha denominado fase de identificación. -
En la edad media
La Archivística de la Antigüedad y la Edad Media tenía un marcado carácter patrimonial y administrativo. Por otra parte, solo consideraba la participación de los archiveros en la gestión de los documentos cuando han perdido su valor administrativo y pasan a los archivos históricos. A finales del siglo XVIII, durante todo el XIX y buena parte del XX se volcó al servicio de la investigación histórica -
Records manager
desde el siglo XX surge la figura del records manager (gestor de documentos) y posteriormente la aceptación del término Record Management (Gestión de Documentos). Luego a partir de la segunda mitad del siglo XX, la disciplina comenzó a centrarse en las necesidades que las organizaciones tenían de gestionar su documentación, así como de la investigación, la historia y la cultura. -
la biblioteca del congreso
la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos de América y la British Library, que en los años 60 del siglo XX crean programas de bases de datos conocidos como MARC (Machine Readable Cataloguing) o Catalogación leíble por ordenador. Es una información sujeta a parámetros preestablecidos por normas sociales e institucionales. -
Base de datos
El uso del ordenador en la gestión documental se inicia en la práctica a partir de la experiencia de las grandes bibliotecas nacionales anglófonas, la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos de América y la British Library, que en los año
1960 del siglo XX crean el formato bibliográfico MARC (Machine Readable Cataloguing) o catalogación legible por máquina, para sus bases de datos -
Conjunto de instrucciones
Un programa de gestión documental se puede definir como el conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental al interior de cada entidad, tales como:
Producción
Recepción
Distribución
Trámite
Organización
Consulta
Conservación
y Disposición final de los documentos -
Recurso intangible
El conocimiento se ha convertido entonces en un recurso intangible de gran valor para el desarrollo de las organizaciones, las que se enfrentan a una fuerte competencia condicionada por cambios tecnológicos y de la sociedad. Su gestión es un proceso que presenta paricularidades que lo distinguen de la gestión de recursos tangibles, dado por el hecho de que el conocimiento, por su naturaleza, tiene como bases para su producción y difusión los procesos de información y comunicación. Para la implan -
Documento
Según el Diccionario de la Real Academia Española , un documento es un escrito en que constan datos fidedignos o susceptibles de ser empleados
como tales para probar algo. Por esta razón, buena parte de los archivos administrativos existentes no pasan de ser depósitos de papel, completamente ajenos a las necesidades informativas de las organizaciones y concebidos en función de la conservación de los documentos -
Archivo General
Por la cual se crea “ Por la cual se crea el Archivo General De La Naciónel Archivo General De La Nación y se dictan otras disposicionesEl documento de archivo por la forma en que se genera es irrepetible, único, en cambio la información contenida en varios documentos, incluso distintos entre sí tipológicamente sí es repetible y de hecho los procesos de valoración y selección para la eliminación así lo confirman por cuanto se trata de eliminar elementos -
La era de la imformacion
En los comienzos de la era de la Información a fines de los años 1990, los
documentos se recolectaban y se almacenaban con el fin de conservarlos. -
La importancia
Sus orígenes podemos encontrarlos en la antigüedad, por la necesidad de
"documentar" o fijar actos administrativos y transacciones legales y comerciales
por escrito para dar fe de los hechos y registrados en tablillas de arcilla, hojas
de papiro, pergaminos y papel. -
Ley 190
ley 190 por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la administracion publica -
En Schellemberg
En Schellemberg distinguía entre los profesionales que trabajaban con los documentos de uso inmediato e intermedio, identificándolos como gestores documentales, y los profesionales que trabajaban con los documentos de valor secundario o histórico, reconociéndolos como archiveros.Por otra parte, en el mundo anglosajón se ha desarrollado fundamentalmente dos grandes áreas de atención de la Archivística: los archivos al servicio de fines históricos, culturales y de investigación (archives administr -
Las Organizaciones
Durante siglos, la gestión documental en las organizaciones fue el dominio exclusivo de administradores, archiveros y bibliotecarios, cuyas herramientas manuales básicas eran los libros de registro, las carpetas, archivadores, cajas y estanterías en que se guardan los documentos de papel (y más tarde los audiovisuales y los documentos en soportes magnéticos u ópticos -
Su Organizacion
“pretende abarcar desde la elaboración de los documentos
hasta su servicio, pasando por su organización y descripción.”
Edad activa: documentos con vigencia administrativa y con un alto grado de uso. Se conservan en los archivos de gestión o de oficina.
Edad semiactiva: los que continúan vigentes pero resultan de poca consulta, y se transfieren a un archivo general.
Edad inactiva: documentos que han perdido su vigencia administrativa. Tienen dos posibles destinos: el archivo -
Ciclo de documentos
l concepto de ciclo de vida de los documentos, se basa en la concepción de records management, no considera al archivo histórico en la fase final de la vida del documento, ni la hace coincidir con el esquema de la estructura orgánica del sistema archivístico. Este enfoque ha generado, en los últimos años una nueva concepción denominada archivística integrada o archivos totales que abarca el tratamiento de la documentación desde sus orígenes en el proceso administrativo hasta su conservación defi -
Procesoos de un programa
PROCESOS DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
La Ley 594 de 2000 en su Artículo 22. Procesos Archivísticos. Establece que la gestión de documentos dentro del concepto de Archivo Total, comprende procesos tales como la producción o recepción , la distribución , la consulta , la organización , laLa contextualizad de la información contenida en un documento de archivo al igual que el propio documento respecto al archivo en que se conserva es in recuperación y la disposición final de los documentos. -
Ley general de archivos
Por la cual se crea La Ley General de Archivos en Colombia y y se dictan otras disposiciones .” -
Oeganizacion de archivos
Por la cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las Entidades públicas y privadasLa información contenida en el documento está mediatizada por éste, es decir, es el tipo de documento (génesis, tipología, soporte, etc.) el que determina la información y no al revés. -
Programa de gestion
define el programa de gestión
documental como “el conjunto de instrucciones en las que se detallan las
operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental al
interior de cada entidad, tales como producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los
documentos”
