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Reconocimiento de las actividades administrativas.
Origen de los cuadros de clasificación -
Valoración de los documentos, en cuanto a decidir cuales
se conservan y cuales se eliminan.
Crear una Junta de Archivos a nivel nacional para realizar el expurgo de documentos de las Audiencias. -
No se pueden eliminar los documentos , sin autorización de las autoridades de Baviera
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Afrontar el exceso de documentos.
Se autoriza la destrucción de los documentos mediante la “Acta de Registro de Oficinas Públicas”, autorizaba a destruir los documentos posteriores a 1715 que no tuvieran valor para su uso legal, histórico, genealógico o anticuario. -
En Alemania, se destaca la importancia del archivista nacional, en materia de conservación.
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La archivística inglesa determina el valor administrativo, selección de la documentación a conservar, antes de remitirla al archivo.
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El ingles Hilary Jenkinson, establece que la eliminación es responsabilidad de las administraciones, el Archivista es un
intermediario (servent, un buen servidor) entre la administración y los investigadores. -
Obligación de hacer un inventario de todos los documentos producidos por la Administración Pública.
Evaluación de los documentos par conservar.
Inventario de los archivos y la valoración. -
Establecidas por Meisner: • La edad de los documentos
• El contenido informativo
• El orden jerárquico de las administraciones (Central, regional y local) -
Philiph Brooks:
Plasma en su libro "La selección de los registros para su preservación". ideas básicas para la valoración: La eliminación de duplicados y la importancia que tiene definir lo que es el valor permanente de acuerdo a:
El valor que la institución de origen da a los documentos.
La utilidad que tienen los documentos para la historia administrativa de la institución -
Establece tres criterios que permiten juzgar la utilidad de la valoración:
Las características y la importancia cualitativa de la información contenida en los
documentos.
La pertenencia de su clasificación.
La densidad y la importancia cualitativa del contenido. -
Estudian un nuevo método de selección, basado en dos criterios; eladministrativo y el histórico.
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Uso de los documentos antes que el origen.
las relaciones entre
historiadores y archivistas, entre Historia y Archivista.
Evaluar los archivos desde el momento de su creación.
La valoración permitir tener un máximo de información en un mínimo de documentos.
Importancia del organismo productor, la utilización de los archivos. -
Ley 15.930, que dicta las funciones del Archivo General de la
Nación. “Inspeccionar los archivos administrativos dependientes
del Poder Ejecutivo y requerir la colaboración de los funcionarios encargados de su conservación". -
El norteamericano Shellenberg “padre de la teoría
de la valoración”elaborar los criterios de selección y valoración, al
afirmar que los documentos tienen valores primarios y secundarios. -
La Sociedad de Archivistas Americanos encarga a Brichford un Manual de Valoración.
Se destacan cuatro consideraciones fundamentales:
Las características de los documentos
Los valores administrativos
Los valores de la investigación
Los valores archivísticos -
Reformar la situación de los servicios archivísticos gubernamentales con la puesta en marcha del Programa General de
Reforma Administrativa. -
El Archivo se establece como el Órgano de consulta del Gobierno Federal en materia de Archivos y Administración de
Documentos y vigoriza al Sistema Nacional de Archivos creado en 1977. -
“Normas referentes a la conservación de los
diversos archivos de la administración pública”. -
Helen Samuels norteamericano indica que la Gestión Documental se comprende a través de un nivel analítico por encima del nivel del propio documento y de la institución que lo produce.
Actividad de valoración con muchos archivos, con objeto de documentar los temas, asuntos, actividades o funciones principales de la sociedad. -
Critica el método de selección del Comité Grigg.
Reclamaba para los archivistas un papel más activo en la selección documental. -
Criterios de valoración documental: documentos de personal y documentos de control, en su “Tabla de Plazos Mínimos de Conservación de los Documentos de Personal y de Control”.
“Comisiones de Selección Documental”. -
Involucradas todas las áreas en el manejo documental, siguiendo un esquema de centralización normativa y descentralización operativa acorde con los fundamentos del 15 Sistema Nacional de Archivos.
Proceso de valoración, la creación, en el Archivo General de la Nación. -
Compuesto por representantes de España,
Portugal, Brasil y México, cuyo objetivo fue definir y establecer un modelo de tratamientode fondos, diferenciado del anglosajón y el francés. -
Los norteamericanos Boles y Young, destacan sobre la valoración de los archivos-
Criterios ligados al valor de la información y a la decisión que resultará de la
valoración.
Criterios ligados al costo de la conservación.
Criterios ligados a las consecuencias de la decisión que resultará de la valoración -
Principios para la valoración:
Los archivos tienen que dar testimonio del conjunto de las actividades.
Asegurar la objetividad.
Respetar las relaciones que unen la valoración con otras intervenciones archivísticas.
Asegurar que hay un equilibrio entre las finalidades administrativas y las finalidades patrimoniales de su intervención.
Asegurar que hay un equilibrio entre las consideraciones relativas al contexto de creación y aquellas relacionadas con su utilización. -
Se acredita el Reglamento Interior de la Secretaría de Gobernación. Procedimiento, para dar solución a los problemas de acumulación documental que provocan serias dificultades de espacio y manejo operativo en las instituciones.
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Acumulación de documentos administrativos está creando un problema de acceso por la sobrecarga de información.
Tiene como objetivo el estudio y dictamen de la calificación y utilización de los documentos de la Administración General del Estado.
Dictamina los plazos de permanencia de los documentos administrativos en cada uno de los diferentes tipos de archivos. -
La valoración documental implica:
Establecer la historia del creador de los documentos, sus funciones,
el tema legal, la estructura organización, los procesos y procedimientos de creación de documentos, administración de los documentos acontecidos en el tiempo.
Con el fin de poder realizar una correcta valoración y determinar que se conserva y que se elimina. -
Documento TEXTUAL Y CON MODIFICACIONES para facilitar la comprensión de la historia de la Evaluación Documental.
(Archivística Mexicana). .(http://www.agn.gob.mx/menuprincipal/archivistica/reuniones/2003/rna/pdf/0013.pdf)
Con fines académicos únicamente. MJÁlvarez, Bogotá, marzo de 2018. Este documento solo tiene fines académicos.
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PAOLA FONSECA
EVALUACIÓN DOCUMENTAL
