Gestion documental

  • Ficheros

    Ficheros
    El nombre del fichero digital también intentaba relacionar el contenido del mismo, así se creaban documentos con el nombre NOMBRECLIENTE.FAC o NOMBRECLIENTE.CON según si el documento era una factura o un contrato.
  • Aparicion de las tecnologias

    Aparicion de las tecnologias
    Cuando el uso de las tecnologías de información y comunicación se hizo común en la administración pública y privada, con el inicio de las bases de datos y la aparición de los procesadores de textos.
  • El inicio

    El inicio
    La gestión documental ha existido desde hace miles de años
  • Por siglos

    Por siglos
    Durante siglos, la gestión documental en las organizaciones fue el dominio exclusivo de administradores, archiveros y bibliotecarios, cuyas herramientas manuales básicas eran los libros de registro, las carpetas, archivadores, cajas y estanterías.
  • En su historia

    En su historia
    Los ficheros o kárdex que permiten hacer referencias cruzadas y una larga lista de técnicas de recuperación de información mediante sistemas de codificación y clasificación.
  • Quienes lo empezaron a usar

    Quienes lo empezaron a usar
    Más recientemente se fueron sumando a ellos los informáticos, que son cada vez más necesarios debido a la complejidad y nivel de sofisticación que van alcanzando los sistemas computacionales de apoyo de la actividad administrativa.
  • Otro tipo de registros

    Otro tipo de registros
    Poco después se comienza también a usar registros computarizados para inventariar documentación administrativa en soporte papel.
  • Uso del ordenador

    Uso del ordenador
    El uso del ordenador en la gestión documental se inicia en la práctica a partir de las grandes bibliotecas nacionales anglófonas, la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos de América y la British Library.
  • Procesadores

    Procesadores
    Cuando el uso de las tecnologías de información y comunicación se hizo común en la administración pública y privada, con el inicio de las bases de datos y la aparición de los procesadores de textos
  • Exigencias

    Exigencias
    Conseguir esto representó un nuevo salto en la complejidad y exigencias a los sistemas informatizados y en la forma de pensar de los administradores y archiveros.
  • Documentos en papel

    Documentos en papel
    Los documentos en papel pueden estar en un solo sitio al mismo tiempo, en su lugar los documentos digitales están disponibles en cualquier lugar y múltiples usuarios pueden acceder a ellos simultáneamente.
  • Distincion de trabajadores

    Distincion de trabajadores
    En 1956 Schellemberg distinguía entre los profesionales que trabajaban con los documentos de uso inmediato e intermedio, identificándolos como gestores documentales, y los profesionales que trabajaban con los documentos de valor secundario o histórico, reconociéndolos como archiveros.
  • Mundo Anglosajón

    Mundo Anglosajón
    Por otra parte, en el mundo anglosajón se ha desarrollado fundamentalmente dos grandes áreas de atención de la Archivística: los archivos al servicio de fines históricos, culturales y de investigación , y los archivos al servicio de las administraciones productoras de los documentos .
  • Plasmar las ideas

    Plasmar las ideas
    Sin dudas, desde la Antigüedad las personas han registrado sus ideas, comportamientos, actividades a través de documentos en diferentes soportes.
  • Conocimiento

    Conocimiento
    El conocimiento se ha convertido entonces en un recurso intangible de gran valor para el desarrollo de las organizaciones, las que se enfrentan a una fuerte competencia condicionada por cambios tecnológicos y de la sociedad.
  • Implantacion de sistemas

    Implantacion de sistemas
    La implantación de sistemas de gestión del conocimiento prioriza la necesidad de integrar los sistemas de gestión de la información (sistemas de gestión documental, gestores de bases de datos, intranets y extranets, herramientas de búsqueda y recuperación de la información y tecnologías para la colaboración entre grupos de trabajo), de manera tal que los usuarios puedan acceder de forma unificada a la información que necesitan, por ello, es difícil implantar un sistema de gestión del conocimient
  • Tipos de archivos

    Tipos de archivos
    Las carpetas reemplazaron a los "floppy disks" y los documentos eran almacenados en discos duros "hard drives", y posteriormente cuando aparecieron los servidores (dentro de los discos duros de los servidores), todo ello sin embargo bastante parecido al método con discos "floppy disks".
  • Trnsmitir informacion

    Trnsmitir informacion
    De esta manera se han establecido diferentes medios para transmitir información. Sin embargo los soportes en que se registra esa información se han diversificado y han evolucionado hasta el presente. Cada vez se hace más necesario conservar la documentación valiosa que permita a individuos y organizaciones desempeñarse cada vez mejor y enfrentar los incesantes cambios del entorno.
  • Proceso de gestion

    Proceso de gestion
    Su gestión es un proceso que presenta paricularidades que lo distinguen de la gestión de recursos tangibles, dado por el hecho de que el conocimiento, por su naturaleza, tiene como bases para su producción y difusión los procesos de información y comunicación. Para la implantación de un sistema de gestión del conocimiento se requiere desarrollar una adecuada gestión de las tecnologías, de los recursos humanos y de la información registrada en soportes documentales; de manera que ese conocimiento
  • Avances formatos digitales

    Avances formatos digitales
    Con el avance de los formatos digitales en lugar de los documentos tradicionales, los documentos se visualizan ahora como registros y datos adjuntos que comprenden a información digital como (fotografías, imágenes, sonidos, correos, folletos, presentaciones, videos, y por supuesto documentos escritos "que se comprenden por cualquiera de los anteriores").
  • Sin formato

    Sin formato
    Los documentos no tenían por qué estar presentes en formato de papel pero cada documento en papel tenia un fichero digital que lo referenciaba o identificaba, en cambio la información digital no debe tener necesariamente tener un componente en papel.