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Gestion Documental
Historia de los Archivos Estos se crearon primeramente por razones de tipo económico-religioso, cuando el hombre comprendió la necesidad de guardar memoria de los actos relacionados con sus actividades agrícolas o comerciales. Estas fueron llevados en los templos. -
Organizacion de Archivos
España dictó para América una legislación sobre archivos en la ordenanza de Carlos V en 1530, que regulaba la información de los cabildos municipales. Del mismo modo se legisló sobre los archivos de las caja reales, tribunales de cuentas consulados, y virreinatos .La iglesia organizó, a la vez, sus propios archivos, en los obispados, cabildos catedralicos y parroquias. -
Archivistica
El manejo de los fondos, no es tarea fácil, se necesita mucho para que los documentos pasen de manera regular y eficaz de las oficinas administrativas donde son producidos a las instituciones de archivos donde deben ser conservados. El papel del archivista en el proceso de creación de los documentos y su lugar en comparación a las personas y organismos que producen o conservan los archivos, se convierte por lo tanto en uno de los temas mayores de la archivística. -
Organizacion de Archivos
La elaboración progresiva en cada país de leyes y de reglamentos que obliguen las administraciones a tener cuenta, luego de la producción de los documentos, de la vocación de ciertos de entre ellos a volver a los archivos y someter las destrucciones de los documentos al acuerdo de los archivistas. • La definición del lugar de las instituciones de archivos en la administración y en la sociedad que es muy variable según el país. • -
Ley General de Archivos
El Archivo Nacional de Colombia, es un establecimiento público del gobierno nacional colombiano que promueve la conservación y consulta del legado documental nacional . Es la cabeza del Sistema Nacional de Archivos. Su sede es en Bogotá Alberga documentación histórica que data desde1541 hasta 1991, como Constituciones políticas, escrituras notariales, procesos judiciales coloniales, cartas de grandes personajes como Simón Bolívar, mapas antiguos de la Nueva Granada, etc. Reúne documentos de to -
Comienzos de los sistenmas de gesrion documental
a archivística o archivología, en algunos países archivonomía (término no reconocido aún por la RAE) es el estudio teórico y práctico de los principios, procedimientos y problemas concernientes al almacenamiento de documentos, buscando que dicha documentación se mantenga en el tiempo, pueda ser consultada y clasificada. -
Archivistica
La archivística se había mantenido centrada en buscar maneras de almacenamiento, conservación y restauración de documentos físicos, pero con la llegada de los medios digitales, la archivística tuvo que replantearse para dar cabida a las nuevas formas de almacenar y gestionar información. La disciplina también se ocupa por el contexto donde se da dichainformación y el uso que le será dado, y aunque esta profesión se haya relacionado frecuentemente con las bibliotecas y archivos grandes. -
archivistica
El origen de esta sabia tradición es desconocido. Se sabe que los archivos, sea documentos o instituciones aparecen en los primeros siglos de la historia, pero la reflexión sobre su organización y su gestión es mucho más reciente. La creación por diversos soberanos europeos en los siglos XIV y XV de las primeras instituciones encargadas de reagrupar los documentos necesarios para la defensa de los derechos del estado no parece en efecto haber generado textos normativos o teóricos sobre este rol. -
Gestion Documental
Decreto 2578, D. 2693 de 2012 y 2609 de 2012, Acuerdo 4 y 5 de 2013, Anexos
Seguimiento al Programa de Gestión Documental
Inventario documental
Tablas de Retención y Valoración Documental, su aprobación y aplicación
Conformación unidad de correspondencia
Manejo del expediente electrónico para entidades públicas A. 002 de 2014 -
Plan de Gestion Documental
Durante siglos, la gestión documental en las organizaciones fue el dominio exclusivo de administradores, archiveros y bibliotecarios, cuyas herramientas manuales básicas eran los libros de registro, las carpetas, archivadores, cajas y estanterías en que se guardan los documentos de papel (y más tarde los audiovisuales y los documentos en soportes magnéticos u ópticos), los ficheros o kárdex que permiten hacer referencias cruzadas y una larga lista de técnicas de recuperación de información media -
Evolucion de la Gestión Documental
Cuando el uso de las tecnologías de información y comunicación se hizo común en la administración pública y privada, con el inicio de las bases de datos y la aparición de los procesadores de textos y otras aplicaciones ofimáticas, y sobre todo con la llegada del correo electrónico, surgió la necesidad de capturar y conservar también documentos que nacen, viven y mueren en formato electrónico. Conseguir esto representó un nuevo salto en la complejidad y exigencias a los sistemas informatizados y -
Gestion Documental
En la actualidad, coexisten en el mundo los más diversos sistemas de gestión documental: desde el simple registro manual de la correspondencia que entra y sale, hasta los más sofisticados sistemas informáticos que manejan no sólo la documentación administrativa propiamente tal, venga ella en papel o en formato electrónico, sino que además controlan los flujos de trabajo del proceso de tramitación de los expedientes, capturan información desde bases de datos de producción, contabilidad y otros, -
Gestion Documental
- Concepto Generales de la Gestion Documental: Términos y conceptos archivísticos dados por la normatividad vigente Conformación y Funciones del Comité Técnico interno de Archivo, enunciadas en el artículo 16 del Decreto número 2578 de 2012 Prospectiva de la gestión documental en tiempos modernos según la normatividad vigente.
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Programa de Gestion Documental
“Yo la había dejado por aquí”, repite con angustia la secretaria al tiempo que sus manos pasan en volandas sobre el escritorio, levantando carpetas, pisapapeles, el pastelillo de la media mañana, el vaso de agua, el tarrito que contiene los lapiceros… “Ya va jefe, ya se la llevo”, reitera, mientras su columna vertebral describe un arco a punto de partirse cuando se inclina para buscar la extraviada cotización en la gaveta baja del escritorio. “¿Y es que la necesita ya, Jefe?”, replica ella viénd -
gestion documental
Intregación del Sistema de Gestión Documental con el Sistema integrado de Gestión (Calidad, MECI, Habilitación de Servicios, Acreditación)
Control de documentos y registros
El cuadro de clasificación Documental VS los registros y documentos del Sistema.
Pautas para realizar auditorías a sistemas de gestión documental
Seguridad de la Información y Protección de Datos Personales (Ley 1582 de 2012) vs Publicidad y Transparencia (Ley 1712 de 2014) -
Sistema de gestion Documental
“La gestión de toda la información que manejan las organizaciones implica grandes esfuerzos en clasificación, consultas, acceso e integración, ya que por lo general ésta se encuentra regada por distintas fuentes de datos, muchos no digitalizados y dispersos por toda la organización. La Gestión Documental abarca el ciclo de vida completo de los documentos, es decir, el tratamiento secuencial y coherente que se da a los documentos definidos dentro de los diferentes procesos de la compañía”, explic -
Sistema de Gestion Documental
La Gestión Documental emerge como la propuesta para resolver preguntas relacionadas con procesos puntuales como: almacenamiento: ¿dónde guardar los documentos?; recuperación: ¿cómo pueden los empleados o clientes encontrarlos?; clasificación: ¿cómo organizar los documentos?; seguridad: ¿cómo evitar la pérdida, violación o destrucción no programada de la información?; custodia: ¿cómo decidir cuáles documentos conservar y cuáles no?; distribución: ¿cómo distribuirlos al personal que los necesita?; -
Evolucion de la Gestión Documental
La Información como vehículo logístico La Gestión Documental es un proceso que desencadena dinámicas vitales para el desempeño de las compañías. Del manejo adecuado de la información dependen muchos de los efectos positivos de las operaciones logísticas. Además de la agilización en la búsqueda y localización de documentos clave en la toma de decisiones y en la satisfacción de los clientes, la Gestión Documental permite alcanzar niveles máximos de operatividad al reemplazar métodos manuales por -
evolucion documental
“En cuanto a la facilidad de consulta inmediata y simultánea se llega a un 80 ó 90 por ciento de tiempo ahorrado. La agilidad es el principal factor. En cuanto al espacio físico también se ganan altos porcentajes. La ley dice que en papel se tienen que guardar los respaldos contables de 10 años, luego se pueden sistematizar para conservarlos otros 10 más. Es ahí donde nos ahorramos una década de almacenamiento gracias a la digitalización de los textos. Sólo en contabilidad circulan unos 1.500 -
Gestion Documental
En el tiempo actual la mayoria de esmpresas y entidades, cuentan con un sistema de gestion documental que les asegura un mayor flujo de documentos una busqueda inmediata y calida de servicio -
Gestion Docum,ental
Con un tráfico de 1.500 facturas diarias sólo en el área de tesorería, lo que equivale a 360 mil papeles al año, y teniendo en cuenta los cinco días hábiles de cada semana, el volumen documental producido por la Universidad de Antioquia sumadas sus demás dependencias –Admisiones y Registros, Biblioteca, etc.– la obligó a desarrollar uno de los procesos de Gestión Documental más moderno y eficientes del país, únicamente equiparable con el implementado por el Archivo General de la Nación, -
Evolucion de la Gestion Documental
Con ELO, herramienta Alemana, Quality Software entrega a sus clientes una solución que se adapta al tamaño de la compañía y a su volumen de información porque maneja diferentes versiones de este, permite hacer eficientes, rápidos, seguros y controlables los procesos de negocio, e incluso los más complicados son fáciles de entender, reproducir y controlar. Además, integra las tareas, el personal asignado a cada una de ellas y controla cada evento asegurando los resultados. Las aplicaciones de TIC -
Gestion Documental
Conocer cada uno de las acciones pertinentes a implementar con el fin de construir un PGD acorde con lo solicitado por el Decreto 2609 de 2012 y su anexo.
Establecer pautas que permitan cumplir con los programas de Gestión Documental, MECI y Gestión de la Calidad.
Determinar los componentes estructurados por la “Cultura Cero Papel en la organización” que permita realizar un uso efectivo de la sistematización de la información y contribuya al ahorro de recursos económicos y naturales.
