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Aparecen tres herramientas de descripción nuevas: los inventarios topográficos, los inventarios cronológicos y los inventarios por asuntos. Se mejoran los métodos de concentración archivística y se organizan los archivos administrativos.
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Es el conjunto de documentos acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada,
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Los primeros archivos aparecen con los primeros imperios. Eran una herramienta de control de la población y de la riqueza.
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En total se han excavado cerca de 40.000 tablillas de arcilla. Los sumerios, los Arcadios y los Babilonios escribían tablas rectangulares con esquinas redondeadas y se escribía estando blandas. Escribía con un punzón metálico. Se usaba la escritura cuneiforme. A veces se escribía sobre madera, marfil y pieles.
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Los archivos y documentos estaban a cargo de los Escribas. Pertenecían a la clase dirigente que al servicio a los templos. En Ur, el archivero era además inspector de canales.
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Se crean depósitos especiales para los archivos. Se buscaba que tuvieran una climatización adecuada. Las tablillas se colocaban en las paredes sobre estanterías de obra recubiertas de asfalto.
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Los documentos normalmente eran de acceso restringido. Solamente podían utilizarlos sus productores y los oficiales de la administración con autorización previa.
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En Mari, en el 1700 Antes de Cristo, se menciona a Lasim Sumus, el primer archivero del que tenemos noticia.
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El factor que hace que los archivos en Egipto sean abundantes es el material sobre el que se escribe. Emplean el papiro. Tiene desventajas porque es frágil. Pero entre las ventajas, es que es barato.
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Utilizaban etiquetas para identificar su rollo de papiro. Se incluía año, símbolo del faraón, responsable del documento y los asuntos.
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A partir de Alejandro Magno, se une la tradición de los archivos griegos y orientales, sobre todo de los persas.
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Con la llegada del Imperio, se crean los archivos provinciales, y se crea el archivo del César, y se crean secciones distintas como milicia, hacienda, patrimonio y diplomática.
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Se desarrollan los archivos del notariado. A partir de Justiniano, aparece el notario, que se encarga de dar fe de documentos privados.
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Alejandro Magno desarrollo una maquinaria estatal muy potente y unos buenos archivos, que se reflejan en las provincias, sobre todo en las Seleúcidas, en siria y los Ptolomeos en Egipto.
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A partir del siglo XVI aparece el concepto de archivo de Estado. Se caracterizan estos archivos por la concentración de todos los fondos documentales dispersos.
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Crecen los archivos privados por la creación de las distintas Leyes de Archivos. Un carácter importante de los archivos en el siglo XX, es el carácter que le da la legislación. Identifica qué es un documento de archivo.
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Hasta el siglo XX, los archivos estaban aislados porque funcionaban por libre. Con la llegada del siglo XX, se acaba el aislamiento de los archivos.
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Los primeros documentos son: documentación legal (leyes), documentación de control de las personas (padrones), documentación de hacienda (censos, catastros, títulos de propiedad.
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Con los rápidos avances en las tecnologías de la información los cuales han llegado a muchos ámbitos, y han afectado también a los archivos. En este campo se comenzó a utilizar la informática para gestionar los grandes volúmenes de información que se generaban
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El CIA (Consejo Internacional de Archivos) determina que las funciones del archivo son identificar, salvaguardar y preservar los documentos y asegurar que van a ser accesibles y comprensibles.
