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En los años 30 surge el término de Ciclo de vida de los documentos, se compara la
información documental como un elemento vivo. James B. Rhoads (1983) distingue
tres fases: la creación del documento (fase de elaboración), la vida (fase de
utilización y mantenimiento) y la muerte (fase de eliminación). -
Los avances producidos en los años anteriores provocan un cambio en el
funcionamiento de las administraciones en dónde el uso del papel se ha
generalizado, la utilidad de los documentos empieza a tener también un fin diferente
al administrativo (educación) y los usuarios de dichos documentos pueden ser
personas intermedias (no necesariamente los propietarios o receptores). -
En esta época es destacable la evolución de la administración y las cancillerías. El
archivo nace como sedimentación documental de una actividad práctica,
administrativa y jurídica (Lodolini, 1984). Es de suma importancia la difusión del uso
del papel como medio de difusión de los escritos y la sustitución del latín por las
lenguas romances, que permitiría un mejor acceso a todo tipo de documentos. -
La Gestión documental tiene su origen en la Archivística. La gestión de los documentos generados en la Antigüedad y la Edad Media tenía un enfoque patrimonial y administrativo, los archiveros participaban en la gestión de los mismos cuándo éstos eran relegados a los archivos históricos. Es en la Edad Media en la que se pasa del papiro al pergamino y luego al papel.
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Aparecen nuevos registros como consecuencia de:
- El surgimiento de las nuevas instituciones jurídicas (tribunales y notariados
estables).
- La necesidad de un medio de transmisión y desarrollo que permita la
comunicación entre los grupos de intelectuales y de comerciantes.
En este periodo aumenta la demanda de información y, es por ello que, se multiplica
el número de los documentos escritos en las diferentes actividades. -
