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Los documentos generados durante este periodo, contaban con un enfoque patrimonial y administrativo. Cuando los archivos se relegaban los archiveros los enviaban a archivos históricos. Mesopotamia existían archivos en tablillas de arcilla, organizadas según actividad. Se va del papiro al pergamino y luego al papel. -
El archivo surge como parte de la sedimentación documental de una actividad práctica, administrativa y jurídica. El uso del papel como medio de difusión de los escritos se torna sumamente importante y la sustitución del latín por las lenguas romances, que permitiría un mejor acceso a todo tipo de documentos -
la creación de nuevas instituciones jurídicas (tribunales y notariados estables), que ameritan de un medio de transmisión y desarrollo que permita la comunicación, ante las necesidades de información surgen nuevos mecanismos para mantener los documentos. Johann Gutenberg inventó la imprenta moderna a mediados del siglo XV, lo que permite copiar grandes cantidades de documentos. -
Los documentos, ya no solo son de uso y carácter administrativo, ahora también son de uso educativo. Se enfatiza en la centralidad de los documentos, por ende cambia la manera de gestionar los documentos. -
Aparece el término Ciclo de vida de los documentos, la información documental se aprecia como un elemento vivo.
La disciplina toma un enfoque direccionado hacia las necesidades en las organizaciones basado en la gestión de documentos que generados.
James B. Rhoads (1983) distingue tres fases: la creación del documento (fase de elaboración), la vida (fase de utilización y mantenimiento) y la muerte (fase de eliminación)
-En EEUU la gestión documental fue reconocida a través de la legislación. -
Los científicos necesitaban mantenerse informados sobre todas las temáticas por ello se comienza a reproducir un gran número de revistas científicas en el mundo. Aparición de computadores sugiere mejores técnicas para acceder y resguardar documentos, las tecnologías de la información y la comunicación comienzan a utilizarse en la administración pública y privada con la aparición e incorporación en algunas instituciones de las primeras bases de datos. -
Se reconoce la importancia tanto de conservar la información como de transmitirla, por ende se enfatiza en controles para conservar, transmitir y recuperarla. La sociedad del conocimiento llama a las organizaciones a encontrar soluciones de gestión, adecuado tratamiento e interacción de documentación para agilizar el proceso, deben coordinan y controlan sistemáticamente creación, recepción, organización, almacenamiento, preservación, acceso, difusión y eliminación de documentos Gauchi, 2012. -
Jaime Andres Avilez Simanca
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