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I più antichi archivi pervenuti sono quelli di Ebla (quasi integro, con circa 17.000 tavolette) e Lagash (ca 30.000), risalenti alla seconda metà del III millennio a.C..
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Nelle città-stato mediorientali, ovvero le città-stato che vivevano nella mezzaluna fertile, trascrivevano i dati in delle tavolette d'argilla e poi archiviate nei palazzi reali.
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Si sono scoperte altre città-stato con gli archivi, risalenti al II millennio a.C. Troviamo le collezioni di tavolette scoperte a Nippur (ca 30.000), Mari (più di 25.000 tavolette), Hattuša, (oltre 30.000), Amarna (quasi 400), Ugarit, Cnosso e Pilo di Messenia.
A Ninive gli archeologi hanno rinvenuto in un'ala del palazzo reale di Assurbanipal 22.000 tavolette d'argilla, corrispondenti alla biblioteca ed agli archivi del palazzo del VII secolo a.C.. -
Anche i Greci e i Romani utilizzavano le archiviazioni dei dati ma in modo diverso, utilizzando dati più leggeri e trasportabili (papiri,pelli e pergamene) ma poco duraturi, le informazioni più importanti venivano registrate su dei supporti più duraturi,come lastre di marmo.
Nel mondo romano gli archivi pubblici erano perfettamente organizzati e ordinati in modo da poter ricercare i dati in modo più semplice. -
La biblioteca di Alessandria la possiamo trovare in Egitto, nell'anno 100 a.c. arrivò a conservare ben 490.000 rotoli, tutti organizzati in modo efficiente, infatti era possibile ritrovare il rotolo desiderato seguendo le chiare indicazioni degli addetti.
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In Italia gli ordini religiosi, ovvero le sedi vescovili e i monasteri, creano importanti archivi in cui vengono conservati anche i documenti classici sopravvissuti all'invasione barbarica.
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Nei comuni italiani vengono ordinati per la prima volta gli archivi pubblici. La figura del notaro-archivista diventa una professione ben definita e qualificata
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Le monarchie europee, in particolar modo il Regno di Sicilia e quello di Napoli, si dotano di imponenti archivi ufficiali, che semplificano la gestione amministrativa degli stati.
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Dall'inizio della seconda guerra mondiale fino al 1948, c'è stata l'invenzione delle schede perforate, delle schede fatte di cartoncino che venivano proprio perforate in precisi punti di esse e che una volta inserite nei calcolatori elettromeccanici di allora,venivano lette e restituivano le informazioni che immagazzinavano.
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Il nastro magnetico diventa la nuova tecnologia che velocizzava il processo di lettura e scrittura, nonché migliorava la conservazione dei dati tramite l’uso di un nastro di plastica ricoperto di un ossido magnetico.Ogni nastro magnetico era in grado di registrare dati per una dimensione di 225 kylobyte ,cioè 1920 schede perforate.
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Il primo Hard Disk viene realizzato nel 4 settembre del 1956 da IBM. Questo Hard Dick era composto da 50 dischi da 24″,alto 1,50 metri, pesante quasi 1000 kg e in grado di archiviare 5 Mb di memoria. Poteva leggere e scrivere dati in qualsiasi ordine e non necessariamente sequenziale.
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Negli anni più recenti sono tornati alla ribalta i problemi legati alla gestione e la conservazione degli archivi, soprattutto riguardo all'introduzione di nuove tecnologie. L'uso delle nuove tecnologie si sta via via affinando sempre maggiormente, con procedimenti più meditati, consapevoli e raffinati, sostenuti anche dall'istituzione di appositi organismi statali (in Italia il CNIPA, Centro Nazionale per l'Informatica nella Pubblica Amministrazione)
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Ci sono voluti 6000 anni per arrivare ad un Cloud Storage, dobbiamo ringraziare il sito Salesforce.com che nel 1999 ha consentito l’erogazione di applicazioni aziendali tramite un sito web, qualcosa che fino a quel momento non era mai stato fatto, possiamo archiviare i nostri dati anche online, ovvero senza utilizzare hard disk.
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Ora la domanda da porci è: se un foglio di carta ha infatti dimostrato di poter essere conservato, tramite le opportune cautele, anche per secoli, per quanti anni sarà consultabile un supporto DVD o un disco rigido? Questi sono i nodi da sciogliere nel presente e nell'immediato futuro.