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Nuestro país desde la colonia con la conservación y organización de la documentación pasaba por caos administrativos y la pérdida irresponsable de documentos.
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Desde este año ya existían archivos y estos se llamaban amoxcallis (casa de los códices en territorio azteca) .
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Se creo la Dirección de Archivo Nacionales de Colombia, adjunta al ministerio en 1937, el departamento de archivos nacionales de Colombia y la biblioteca Nacional para quedar inscritos en el Ministerio de Educación.
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La rción del consejo internacional de archivos para investigar la explosión documental generando a raíz de la segunda guerra mundial y del saqueo de archivos patrimoniales de los países invadidos.
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Estados Unidos realiza la primicia sobre una autentica revolución en la practica archivística encaminando a dar solución a los problemas relacionados con el papel en la administración pública.
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En lsiglo XX crean programas de base de datos conocidos como Marc (Machine Readoble Cataloguing) o Catalogación leíble por
ordenador. -
En 1980 crean (el PC apareció en 1982) con un formulario de imprenta, normalmente impreso por un duplicado, desde ahi le dan facil manejo de correo para enviar documentos y si lo necesitan en fisico lo imprimen.
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Según el Diccionario de la Real Academia Española documento es un escrito en que lo maneja personas externas e internas, a partir de una secuencia lógica para interactuar resultados esperados.
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El Archivo Nacional paso a ser una dependencia del Instituto Colombiano de Cultura (Colcultura) .
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Nace el archivo general de la nación, como establecimiento publico adscrito al ministerio de gobierno para la gestion documental.
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Durante la administración del presidente Virgilio Barco se dio vida al archivo general de la nación con el fin de homogenizar y normalizar lo nacional y territorial.
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La información de los documentos se re recolectaban con el fin de guardalos y conservarlos según su ciclo de vida con el cual este cumplia con una información de gran importancia.
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En los comienzos de la era de la información a fines de los años 1990, los documentos se recolectaban y se almacenaban con el fin de conservarlos.
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El decreto 1123 fue adscrito al recién creado ministerio de cultura para fortalecer la creación de una entidad archivística para la eficiencia y transparencia de la gestión púlica.
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En el siglo XXI con el avance de los formatos digitales en lugar de los documentos tradicionales, ahora se visualizan como registro y datos adjuntos que comprenden la información digital tales como (fotografías, imágenes, sonidos, correos, folletos y documentos escritos.
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La ley 594 general de archivos aplica garantizar la importancia de los archivos para la administración y cultura como información para las decisiones administrativas, económica, política y son la base para el servicio del ciudadano.
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Las normas 15015489 Internacional Estándar on Records Management aprobada en el año 2001 es el marco normativo de este proceso de gestión de documentos, cuyo origen es la norma Australiana AS 4390, nos brinda una guía sobre como gestionar o administrar los documentos y su correspondencia con los sistemas electrónicos para la conservación de archivo en diferentes soportes.
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En la producción de documentos es inevitable cualquier organización para el mismo en el desarrollo habitual de sus actividades y el giro de negocios que producen en la empresa, reciben, tramitan, responden y archivan documentos con el fin de proveer un soporte para las decisiones del negocio (ZAPATA CARDENAS)
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Según Bustelo Rueda (Española) el medio electrónico y el papel preponderante de la información en los últimos años es un elemento esencial en las organizaciones en las actividades que se lleven a cabo.
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El decreto 2609 establecen el hilo conductor de la gestión documental y la gestión de documentos electrónicos de archivo en el estado de Colombiano para el ciclo vital del documento. .
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La ley 1712 hace referencia a la transparencia y del derecho al acceso de información pública Nacional, se ratifican los derechos de la gestión documental y la necesidad que tiene las entidades de contar con información confiable y oportuna para tener disposición con el personal interno o externo.
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Es el conjunto de normas técnicas y prácticas en la vida del documento, los cuales tienen una determinación que ayuda a permitir su estado de información vigente o determinante.
