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En Mesopotamia, en la era de las tablillas de arcilla, existían archivos de oficina, necesarios para la gestión de los negocios que tal oficio llevara y que, además, estos archivos tenían una organización y una ordenación. Las tablillas estaban organizadas según la actividad con la que estaban relacionadas.
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La gestión de los documentos generados en la Antigüedad y la Edad Media tenía un enfoque patrimonial y administrativo, los archiveros participaban en la gestión de los mismos cuándo éstos eran relegados a los archivos históricos. Es en la Edad Media en la que se pasa del papiro al pergamino y luego al papel.
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Es de suma importancia la difusión del uso del papel como medio de difusión de los escritos y la sustitución del latín por las lenguas romances, que permitiría un mejor acceso a todo tipo de documentos.
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En este periodo aumenta la demanda de información y, es por ello que, se multiplica el número de los documentos escritos en las diferentes actividades. Las personas comienzan a sentir la necesidad de información que debe ser satisfecha mediante nuevos mecanismos.
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En 1445, Gutenberg inventa la imprenta, hecho que permite las copias en grandes cantidades de los documentos.
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La finalidad de las revistas científicas era poder comunicar los resultados de las investigaciones y difundir la ciencia. Los científicos necesitaban información actualizada sobre todas las temáticas y se empieza a multiplicar el número de revistas científicas en el mundo.
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el uso del papel se ha generalizado, la utilidad de los documentos empieza a tener también un fin diferente al administrativo (educación) y los usuarios de dichos documentos pueden ser personas intermedias (no necesariamente los propietarios o receptores).
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surge el término de Ciclo de vida de los documentos, se compara la información documental como un elemento vivo.
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Después de la Segunda Guerra Mundial se evidencia mayor necesidad de acceso a la información y recuperación de la información. La producción científica había aumentado exponencialmente y las instituciones tenían que garantizar el acceso a la información.
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La disciplina se comienza a centrar en las necesidades que tenían las organizaciones de gestionar todos los documentos que éstas generaban. En EEUU, en los años 50, la gestión documental fue reconocida a través de la legislación.
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Schellemberg hace una clasificación entre los profesionales que trabajan en la gestión de los documentos de uso inmediato e intermedio denominándolos “gestores documentales”, mientras que los archiveros serían los profesionales dedicados a los documentos secundarios e históricos
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En los años 60 la aparición de los computadores y las tecnologías abren nuevos horizontes en el tratamiento y gestión de la información. Las nuevas tecnologías permiten un acceso más eficaz a la información: desde cualquier lugar, menor costo y tiempo.
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La UNESCO y el Consejo Internacional de Archivos (CIA), crearon un comité mixto sobre los problemas de la gestión de documentos, establecido con la ayuda de la International Records Management Foundation. En este año desarrollan un Programa de Gestión de Documentos y Archivos (RAMP) para satisfacer las necesidades en la gestión de archivos y documentos.
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James B. Rhoads distingue tres fases: la creación del documento (fase de elaboración), la vida (fase de utilización y mantenimiento) y la muerte (fase de eliminación).
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El Archivo General de la Nación es el Archivo Nacional de Colombia. Es un establecimiento público del gobierno nacional colombiano que promueve la conservación y consulta del legado documental nacional y ponerlo al servicio de la comunidad.
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Acuerdo 07 de 1994 Reglamento General de Archivos adoptar y expedir el presente Reglamento General de Archivos, como norma reguladora del quehacer archivístico del país.
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La Ley General de Archivos de Colombia tiene como objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado.
La Ley 594 de 2000 define la Gestión Documental como el “Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación”.
