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Durante siglos, la gestión documental en las organizaciones fue el dominio exclusivo de administradores, archiveros y bibliotecarios, cuyas herramientas manuales básicas eran los libros de registro, las carpetas, archivadores, cajas y estanterías en que se guardan los documentos
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Linea del tiempo historia de la gestion documental.
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Por consiguiente, es imprescindible considerar estos elementos a la hora de diseñar sistemas de gestión de documentos de archivo. Estas particularidades ya habían sido identificadas por los archiveros franceses desde mediados del siglo XIX, lo que les permitió la elaboración teórica del Principio de Origen y Procedencia, según el cual "cada documento debe estar situado en el fondo documenta
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A fines de los años cuarenta del siglo XX surge la figura del records manager (gestor de documentos) y posteriormente la aceptación del término Record Management (Gestión de Documentos). Luego a partir de la segunda mitad del siglo XX, la disciplina comenzó a centrarse en las necesidades que las organizaciones tenían de gestionar su documentación, así como de la investigación, la historia y la cultura.
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la Primera Guerra Mundial; y como es sabido, son las necesidades nacidas de
la crisis económica de 1930 y sobre todo la Segunda Guerra Mundial las que
forzaron a los gobiernos y a los archiveros a abordar formalmente los problemas
planteados por el aumento incontrolado de la masa documental. -
A partir de 1950 la gestión documental (GD) ha sido un específico ámbito de
trabajo de la archivística (Cruz Mundet, 2006), los archiveros evolucionaron paulatinamente
hacia la idea de gestor de documentos (records management) y la
profesión comenzó a ser concebida, especialmente por la corriente norteamericana,
como gestión documental -
Por otra parte, en el mundo anglosajón se ha desarrollado fundamentalmente dos grandes áreas de atención de la Archivística: los archivos al servicio de fines históricos, culturales y de investigación (archives administration), y los archivos al servicio de las administraciones productoras de los documentos (records management).
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Sin dudas, desde la Antigüedad las personas han registrado sus ideas, comportamientos, actividades a través de documentos en diferentes soportes. De esta manera se han establecido diferentes medios para transmitir información. Sin embargo los soportes en que se registra esa información se han diversificado y han evolucionado hasta el presente
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Cada vez se hace más necesario conservar la documentación valiosa que permita a individuos y organizaciones desempeñarse cada vez mejor y enfrentar los incesantes cambios del entorno.
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Edad semiactiva: los que continúan vigentes pero resultan de poca consulta, y se transfieren a un archivo general.
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Edad inactiva: documentos que han perdido su vigencia administrativa. Tienen dos posibles destinos: el archivo histórico para los documentos con valores permanentes y la destrucción para aquellos que no poseen ninguna valía.
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o la variación
más significativa se coloca a principios de 1990, con el impulso y la generalización
del uso de las redes de comunicación, puesto que ya no se trata únicamente
de gestionar información, sino de transmitirla, lo cual ha asentado los inicios
de la Sociedad de la Información y, mucho antes que ésta haya sido realmente
asumida y consolidada, surge la Sociedad del Conocimiento -
Esta concepción, que ha alcanzado fuerza en los últimos años, otorga integridad a la archivística, complementando las herramientas de la gestión documental con las del tratamiento tradicional de la documentación, propio de los archivos de documentos permanentes
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La archivística cubana se ha centrado en la concepción de los archivos al servicio de la investigación, la historia y la cultura; prueba de ello es la escasa producción bibliográfica relacionada con temas tales como la gestión documental y la implantación de sistemas de gestión documental o programas de administración de documentos para las organizaciones
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Según Antonia Heredia cuando en su definición de archivo los reconoce como conjuntos de documentos acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel orden
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Preliminarmente al desarrollo de cualquier tipo de formalización teórica resulta
imprescindible definir el término gestión, puesto que todos los conceptos
implicados en este trabajo hacen referencia a la gestión en sus diferentes prácticas
y/o ámbitos de aplicació -
documentación histórica estando, esencialmente,
al servicio de los historiadores. Esta concepción estática de la archivística dominó
la teoría y la práctica profesional durante el siglo XIX, pero a principios del XX
saltó en pedazos con la irrupción de las masas documentales generadas a partir
de la Primera Guerra Mundial; y como es sabido, son las necesidades nacidas de
la crisis económica de 1930 y sobre todo la Segunda Guerra Mundial las que
forzaron a los gobiernos y a los archiveros a abord -
gestión documental hizo su aparición. Como consecuencia, el término documento10
se especifica como: «información creada o recibida, conservada como información
y prueba, por una organización o un individuo en el desarrollo de sus
actividades o en virtud de sus obligaciones legales» -
históricos. A finales del siglo XVIII, durante todo el XIX y buena parte del XX se volcó al servicio de la investigación histórica.
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Edad activa: documentos con vigencia administrativa y con un alto grado de uso. Se conservan en los archivos de gestión o de oficina.
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Aproximación teórica a la relación entre los términos
gestión documental, gestión de información y gestión
del conocimiento
Verónica Gauchi. Revista Española de Documentación Científica,
35, 4, octubre-diciembre. file:///C:/Users/santiago%20silva/Downloads/762-1260-1-PB.pdf
