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La Gestión Documental tiene sus inicios en la Archivística. En los tiempos antiguos todo documento tenía un enfoque patrimonial y administrativo, los archiveros participaban en la gestión de los mismos cuándo éstos eran relegados a los archivos históricos. En Mesopotamia existían archivos en tablillas, que estaban organizados según la actividad en la que estaban relacionados. En la Edad Media es donde se hace la transición del papiro al pergamino y posteriormente al papel. -
En esta época es destacable la evolución de la administración y las cancillerías. El archivo nace como sedimentación documental de una actividad práctica, administrativa y jurídica (Lodolini, 1984). Es de suma importancia la difusión del uso del papel como medio de difusión de los escritos y la sustitución del latín por las lenguas romances, que permitiría un mejor acceso a todo tipo de documentos. -
Nacen nuevas instituciones jurídicas, como tribunales y notariados estables. A causa de esto, aparecen nuevos registros, así mismo, surge la necesidad de un medio de transmisión y desarrollo que permita la comunicción entre los grupos de intelectuales y de comerciantes. Aumenta la demanda de información y, es por ello que, se multiplica el número de los documentos escritos. En 1445, Gutenberg inventa la imprenta, hecho que permite las copias en grandes cantidades de los documentos. -
En estos siglos se aumentó el uso del papel gracias a los avances de los siglos anteriores. Los documentos toman importancia también, en la educación y los usuarios de dichos documentos pueden ser personas intermedias (no necesariamente los propietarios o receptores). -
En los años 30 surge el término de Ciclo de vida de los documentos, se compara la información documental como un elemento vivo. James B. Rhoads (1983) distingue tres fases: la creación del documento (fase de elaboración), la vida (fase de utilización y mantenimiento) y la muerte (fase de eliminación). -
Posterior a 1945 se comienza una transformación y revolución en el ámbito teórico y práctico de la profesión de la archivística (Llanso Sanjuan, 1993).
Schellemberg en el año 1956 hace una clasificación entre los profesionales que trabajan en la gestión de los documentos de uso inmediato e intermedio denominándolos “gestores documentales”, mientras que los archiveros serían los profesionales dedicados a los documentos secundarios e históricos (Gauchi, 2012). -
Actualmente la gestión documental ha venido pasando una transformación, de lo físico a lo digital. Hoy en día, los gestores de documentos (Software), han ido adquiriendo fuerza en las organizaciones, sobre todo por la seguridad que brindan al almacenar gran cantidad de información en tan poco espacio y por un tiempo bastante extenso. Los archiveros físicos se han venido reemplazando por las copias de seguridad almacenadas en un servidor. Lo que implica un coste mucho más bajo y rentable.