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la referencia mas antigua de la historia de la gestion documental, fue oficial del reino de granada. se buscaba la imitigacion del riesgo de perdida de informacion valiosa.
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*ahorro de tiempo
*independencia
*es totalmente gratuita
*reconocimiento social -
*sedentarismo y plagio
*perdida de autonomia
*tiene menos funciones por decir no tiene, offline etc -
archivo es aquello que se usa para guardar ordenadamente documentos : esta el archivo local que se refiere a aquel en el que se custodian documentos publicos o particulares.
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basicamente es el control de todos los documentos que entren o salga en las diferente estapas de registro de la entidad.
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registro unico:es como por decir un libro para los distintos usuarios o contenidos
resgistro multiple: un libro por cada departamento de una misma entidad correspondiente. -
una de las principales caracteristicas es: la seguridad, la disponibilidad y acceso,disñeo y funcionamiento, adicion de contenidos y conformidad, etc.
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*la principal desventaja es el sistema economico osea que se puede gastar mucho dinero en ello
*cualquier tipo d epersona puede acceder a este servidor
*se corre el riesgo de violar alguna ley de la cual el usuario no ha sido enterado -
*es bueno a la hora de consultar cualquier tipo de documento
*acceso isntantaneo a tod ala docuemntacion
*elimina cualquier tipo de despalzamiento
*se evita la perdida de documentos importantes
*multiplipa cualquier tipo de documento disponible -
es muy importante para una empresa gracias a que sus ventjas son muy valiosas porque aportan en el sentido de que todos los documentos d ela empresa esten controlados y centralizados.
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es aquel tipo de elementos o carpeta donde se guarda ordenadamente cualquier tipo de informacion ya sea online o en hoja.
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archivo de gestion: son los que permanecen en oficina y estan en tramites mientras cumplen su funcion, para asi pasar a otra fase archivo central: son aquellos que despues de haber cumplido su mision son trasladados a un deposito para asi ser conservados por un lapso de tiempo predeterminado. archivo historico: son los documentos que reflejan la memoria, con el fin de fenerar en el futuro informacion.
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resolucion no. 004375 aclara que la ley 594 de 1999 determina y establece el acceso y uso de los mensajes de datos, como , comercio electronico,firmas digitales y se establecen tambien las entidades de certificacion
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en esta parte hablo de los beneficios que nos brinda la gestion documental, en la actualidad por eso coloque la fecha en la que estamos, la gestion documental impide plagiar las tareas, tambien nos ayuda a reducir el tiempo que se tarda en la busqueda de informacion interna de la organizacion.
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cumple con la obligacion que poseen las entidades publicas y privadas realizan funciones publicas, en elaborar programas de getsion de documentos , indistintamente del soporte en que produzca la informacion.
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objetivo general: realiza ordenadamente el programa de gestion documental para dirigir la entidades y que la implantacion sea mas eficiente
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es un grupo de operaciones de demostracion y control que debe haber dentro de una institucion para la admision de respectivos documentos que en este caso serian remitidos a una persona natural o juridica.
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*recobra la informacion
* tiene un tiempo determinado para los documentos a la hora de guardarse
*elimina lo que ya no sirve -
el consejo directivo general de la nacion dice que ,la ley 594 de 2000 articulo 11, estable la imposicion de la configuracion de los archivos publicos , creacion ,preservacion y control de los archivos.
tambien dice que el articulo 36de la ley 1437de 2011, constituye las cndiciones que debe reunirse en un espediente para su formacion , organizacion y acceso. -
*cumple con el funcionamiento de la administracion que posee cada derecho de los ciudadanos
*controla actividades especificas que afectan a la creacion y distribucion d elos documentos.
