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Se han encontrado numerosas tablas de barro, dispuestas en estantes de madera y en distintas salas: grandes volúmenes de documentos, órdenes de gobierno, sentencias judiciales, cuentas, actos privados, que indican la existencia de una sociedad muy organizada en el momento en que fue truncada.
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En el año 400 a.c . Los egipcios producían sus documentos especialmente en papiro, material funcional para la escritura y la conservación
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Se regresa al concepto del derecho romano y del procedimiento administrativo. Es un período donde se: - Efectúa la agrupación documental a base de cartulario, donde los documentos solemnes son conservados, se da diferencia en los sistemas de clasificación: Clasificación sistemática para las piezas sueltas de los cartularios por tipo de documentos o y la clasificación cronológica en las cancillerías, además no existe el concepto de archivo público, asociado al poder.
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Aquí se cierra un amplio periodo de la historia de los documentos, tuvieron un papel de servicios a las instituciones y autoridades que los hicieron nacer.
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Los primeros manuales de archivística que están históricamente conocidos. Estos primeros predecesores de la ciencia archivística, impresos en 1571, probablemente se escribieron durante la primera mitad del siglo XVI por el hidalgo alemán Jacob von Rammingen quien es considerado como el padre de esta ciencia
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A finales del siglo XVIII y en el siglo XIX el papel la gestion documental alcanzaria otras dimensiones
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A fines de los años cuarenta del siglo XX surge la figura del records manager (gestor de documentos) y posteriormente la aceptación del término Record Management (Gestión de Documentos).
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Durante la segunda mitad del siglo XX, la disciplina comenzó a centrarse en las necesidades que las organizaciones tenían de gestionar su documentación, así como de la investigación, la historia y la cultura.
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En 1956 Schellemberg distinguía entre los profesionales que trabajaban con los documentos de uso inmediato e intermedio, identificándolos como gestores documentales, y los profesionales que trabajaban con los documentos de valor secundario o histórico, reconociéndolos como archiveros
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Inicia operaciones el Archivo General de la Nación, establecimiento público colombiano del orden nacional encargado de formular, orientar y controlar la política archivística y coordinar el Sistema Nacional de Archivos. Promueve la conservación y consulta del legado documental nacional y lo pone al servicio de la comunidad
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Surge como la propuesta para resolver interrogantes relacionadas con procesos como el almacenamiento, recuperación, clasificación, seguridad, custodia y distribución.
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Decreto 2578, D. 2693 de 2012 y 2609 de 2012, Acuerdo 4 y 5 de 2013, Anexos
Seguimiento al Programa de Gestión Documental
Inventario documental
Tablas de Retención y Valoración Documental, su aprobación y aplicación
Conformación unidad de correspondencia
Manejo del expediente electrónico para entidades públicas A. 002 de 2014 -
Con el uso de las tecnologías de información y comunicación se hizo común en la administración pública y privada, con el inicio de las bases de datos y la aparición de los procesadores de textos y otras aplicaciones ofimáticas, en la actualidad, existen s diversos sistemas de gestión documental: desde el simple registro manual de la correspondencia que entra y sale, hasta los más sofisticados sistemas informáticos que manejan no sólo la documentación administrativa.
