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microfirmas de documentos
podran microfilmarse los documentos y espedientes que han sido sometidos al tramite normal y los que encontrandosen en tramite, por su importancia merescan un especial cuidado en la conversación y autenticidad.
en este encontramos unos metodos tales como: codigo, contrseña, datos biometricos o claves criptograficas probadas, que permiten identificar a una persona, en relación con un mensaje de datos, siempre y cuando sea confiable y apropoiado, respeto alos fines para que se utiliza la firma. -
defensa y conservación del patrimonio
se trata de perservar todos aquellos documentos antiguos los cuales son de gran importancia para nuestra nación ya que conservan información valiosa y prestigiosa.
reclama la transferencia de la documentación historica de los archivos de los organismos de orden naciónal ordenada por la organización que reglamenta la transferencia del documento historico de los archivos del orden nacional del sector central como la rama ejecutiva. -
clases de archivo
los archivos son muy nesarios en cualquier empresa ya que nos permite la obción de tener la información de manera recupilada bajo ciertos parametros.
archivos activos o de gestión: recoge documentos resien entregados a la entidad o de consulta frecuente.
semiactivos: contienen documentos probenientes de archivos activos por haber realizado sobre ellos otro trabajo concreto.
inactivos: recoge los documentos que han perdido el valor operativo y funcional, conservan valor historico, politico. -
archivo general de la nación
se crea el archivo general de la nación, se establese el sistema nacional de archivos y se dicta otra disposición.
En este encontramos las etapas de creación, mantenimiento, difunción y administración, se fundamenta especialmente en los principios orientadores de efeciencia, eficacia, economica y de transpariencia, medio ambiente, cultura archivistica se caracterizan por no ser lineales e interactuar de manera simultanea y requieren ser desarrolados e imprementados por la entidad. -
uso de disco optico
les permite a los empresarios llevar toda la información de sus archivos por medio de un disquete con el cual podian adquirir la información en diferentes lugares .
por medio de el podemos tener el control de todas las operaciónes de una biblioteca o del archivo en general una vez instalado el sofware todas las operaciónes se controlan con una interfaz del usuario web desde cada equipo. el cliente unicamente tiene que arrastrar y soltar para archivar tambien brinda la oportunidad para lo datos. -
dictan normas
se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la administracion publica y se fijan disposiciónes con el fin de erradicar la corrupción administrativa.
en los archivos de oficina o gestión estan formada por documentos producidos y resividos por las oficinas en el desarrollo y actividades que tienen encomendadas y que son conservadas para la toma de desiciónes. la organización de la base esta conformada por tres funciónes:
se reflejan las actuaciónes de la UCA. -
uso de las tecnologias
uso de la tecnologia, medios tecnicos, electronicos, informaticos y telematicos en la administración de justicia, los documentos emitidos por los medios, cualquiera que sea soporte sera, gozará de la valides y eficacia en un documento original siempre que quede garantizada la autenticidad, integridad y cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales.
se han desarrollado tecnicas y procedimientos adecuadamente estructurados y normalizados de tal manera que permiten una ordenación -
definen reglamento
se define y reglamentan el acceso y uso de los mensajes de datos, el comercio electronico y las firmas digitales, se establesen las entidades de certificación y se dicta otra disposición.
cuando se presentan los archivos de oficina los podemos reconocer ya que son aquellos que reunen o custodian la documentación en la propia unidad productora desde que es generada o resivida hasta el final de su tramitación, y seran considerados como integrantes del sistema archivistico en la etapa inicial. -
restauración de documentos
restaurar es un paso hobligatorio que tenemos que tomar cuando no se sabe conservar un documento, el cual presenta algun daño restaurar trata de recuperar el documento bajo ciertos parametros.
loa procesos son controlados de fabricación de los soportes documentales la preservación se justifica por medio de la información recupilada se maneja un mecanismo que garantiza tiene que haber un volumen documental, finalidad del centro o disponibilidad de recursos, cada plan debe ser independiente. -
pautas comunicación
se dictan otras disposiciónes para las pautas de comunicación oficiales en las entidades públicas y pribadas que cumplen alguna función publica.
hay que tener en cuenta que hay que cuidar mucho el proceso comunicativo ya que cuando tenemos o presentamos una charla con personas con discapacidad debemos de tener claros todos los codigos o señas. pero cuando tratamos un tema con personas en nuestra misma condición debemos saber explesarnos y dar a enteneder el tema en especifico. -
inventario de documentos
se crea un inventario para los documentos con el cual se permite saber que clase de documentos se encuentran en el archivo y en donde estan hubicados para dar mas facilidad en el momento de nesecitarlos.
es un instrumento de recupilación de información que describe de manera exacta y presisa la serie de asuntos de fondo documental toda empresa debe contar con este mecanismo ya que es de gran importancia y en estos momentos es mas reconocido como de caracter obligatorio. -
criterios de organización
se establesen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades publicas y las privadas que cumplen funciones publicas.
debe ir organizado por medio de órgano estructural especializado en la conservación, custodia, organización y gestión de la documentación se incorpora en el organigrama de una unidad en el ambito de servicio o departamento habla un respansable del archivo sera interlocutor de mantener las acciónes de dicho archivo y se considera un plano tecnico. -
codigo diciplinario deberes
cumplir y hacer que se cumplan los deberes contenidos en la constitución, los tratados de derecho internaciónal humanitarios, los demas retificados por el congreso, las leyes, los decretos, las ordenanzas, los acuerdos distritales y municipales.
garantiza la conducta de los servicios publicos y de los particulares que ejercen funciónes públicas que adecue a los fines y funciones del estado, con acciónes encaminadas a prevenir y corregir comportamientos que los transgrega. -
codigo diciplinario prohibiciónes
todo servicio publico tiene una serie de prohibiciónes por ejemplo: omitir, redactar o no suministrar debida u oportuna respuesta a las peticiones respetuosas de los particulares o a solicitudes de las autoridades.
en especial la reforma de los terminos de investigación diciplinaria, de prescripción de la acción diciplinaria y la actualización frente alos institutos de revolcatoria directa, elm traslado de alegatos de conclusión la incorporación de medios materiales de prueba. -
proteccion de documentos
busca proteger la información de datos personales o de empresas de forma estripulada y bajo una serie de parametros de seguridad por parte del archivo central.
mantener disposición del espacio necesario para albergar la documentación cumulada y su ntural incrementación de acuerdo alos parametros establecidos a las tablas de retención documental y los documentos de apoyo necesarios, buenas condiciones de ventilación no se debe presentar luz dirrecta sobre la documentación y contenedores. -
administración publica
por medio de la eficiencia administrativa y lineamientos de la politica se creo un medio de administración publica para brindarle un metodo de mayor facilidad a las emporesas o personas en la obtencion de información y de sus archivos.
tambien es el mandato de entender y desarrollar la politica archivistica en material de archivo relacionados con los derechos humanos, grupos etnicos, los derechos de las victimas de conflicto interno, asi como de otros archivos importantes. -
red nacional del archivo
diseñar y desarrollar la politica archivista en material de archivo relacionados con los derechos humanos y otros archivos especiales.
trata del trabajo con cocunidades del proceso de creación, conformación y recuperación de los archivos.
trabajos con archivos sonoros , graficos y mas series de archivos especiales los cuales gurdan información de gran importancia para el desarrollo de los mismos ya que estos son clasificados. -
proceso de elavoración
se modifica el proceso de elaboración, presentación, evaluación, aplobación de implementacion de las tablas de retención documental - TRD y las tablas de baloración documental - TVD.
el proceso de elavoración siempre debe iniciar con las politico debe de tener un objetivo carracterización y procedimiento instructivo segun el tipo de documento que este elaborando se pueden presentar documentos citados la redacción de los documentos debe ser clara, precisa y coherente. -
criterios basicos
se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos de las entidades publicas.
la función basica del archivo de oficina es la del mantenimiento, puesta el dia de la custodia de la documentación correspondiente a expedientes en curso, asi como la de aquellos expedientes a los que no ha transcurrido el plazo del tiempo maximo que son cinco años desde su cierre tambien se tiene en cuenta la recepción y tratamiento de las consultas de los documento. -
ley de transpariencia
se crea la ley de transpariencia y el derecho de las disposiciónes de materia de la gestión documental para todas las entidas del estado.
en esta se encuentra el acceso a la información publica naciónal, teniendo por objetivo regular el derecho de ver la información publica, los procedimientos para el ejercicio y garantia del derecho y las exepciónes a la publicidad de información y constituye el marco general de la protección del derecho de acceso a la información publica en colombia.
