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Es la fase inicial de cualquier proyecto y su objetivo es analizar si la empresa debe o no embarcarse en dicho proyecto, pues en ciertas ocasiones la empresa puede tener más problemas que beneficios a la hora de realizar un proyecto.
El análisis de viabilidad debe incluir al menos las siguientes actividades:
Creación del registro de seguimiento en la herramienta de gestión de la empresa.
Análisis de los riesgos de ejecución del proyecto. -
El objetivo de esta fase es definir con el máximo detalle posible las tareas a realizar y los recursos necesarios para llevar a buen término el proyecto. Un error de cálculo en esta fase puede ser muy dañino para la empresa.
Las actividades clave en esta etapa son:
Análisis del alcance del proyecto.
Realización de estimaciones de esfuerzo, costes y recursos.
Definición del plan de proyecto. -
La tercera fase de la gestión de proyectos es donde las empresas despliegan todo su Know how y donde menos problemas suelen encontrar.
Las actividades principales de esta etapa son:
Establecimiento del entorno de trabajo.
Asignación de las tareas planificadas a los recursos disponibles.
Ejecución de las tareas planificadas. -
Esta etapa, junto a la de planificación detallada, es una de las más importantes para el éxito del proyecto.
En esta fase se realizan esencialmente 4 tipo de actividades:
Seguimiento de tareas e hitos planificados.
Gestión de entregables (incluido control de la calidad).
Gestión de incidencias.
Generación de informes de seguimiento. -
El objetivo de esta fase es institucionalizar una etapa de control para verificar que no quedan cabos sueltos antes de dar por cerrado el proyecto. Esta fase suele ejecutarse a través de un checklist o lista de control.
Las tareas clásicas a realizar dentro de esta fase son:
Cierre formal del proyecto por parte de todos los actores involucrados en el proyecto (stakeholders).
Realización del backup del proyecto.
Análisis de los resultados con respecto a las estimaciones iniciales.
