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Les articles 2.2.1.iv.a) et b) des conventions d'étudiants autofinancés prévoient un versement annuel sur le compte bancaire des étudiants autofinancés de maximum 500 € pour soutenir leur participation obligatoire au symposium et au championnat annuel MIR. Demander à la gestionnaire financière MIR le versement de 500 euros aux étudiants autofinancés M1+M2 avec leurs noms, n° de promotion et n° SIFAC si possible (Cf. dossier NAS "Projet Erasmus Mundus MIR\Financier\Etudiants autofinancés").
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Demander à la gestionnaire financière MIR le versement de 1000 euros par étudiant boursier EMJMD (M1+M2) pour le mois suivant (la gestionnaire pourra reprendre les tableaux déjà créés sur le NAS dans "Projet Erasmus Mundus MIR\Financier" (dossiers "bourse 2024 promo 2" et bourse 2024 promo 3) en lui fournissant une attestation de présence MAJ pour les M1 + M2 en .pdf (cf. NAS "Projet Erasmus Mundus MIR\Financier\étudiants Promo 2\Assiduité" et idem pour la promo 3).
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Demander à la gestionnaire financière MIR d'éditer les titres de recette pour les paiements à venir des étudiants autofinancés en M1 MIR (versement des frais de participation au M2 MIR, cf. articles 1.2.2., 2.2.1, et 2.9.7. des conventions étudiantes autofinancés des M1 MIR).
Et rappeler aux étudiants autofinancés d'effectuer leur(s) paiement(s) avant le 31/05/2024, en joignant le RIB UTLN au mail (disponible dans le NAS "Projet Erasmus Mundus MIR\Financier\Etudiants autofinancés"). -
Demander à la gestionnaire financière MIR le versement de 1000 euros par étudiant boursier EMJMD (M1+M2) pour le mois suivant (la gestionnaire pourra reprendre les tableaux déjà créés sur le NAS dans "Projet Erasmus Mundus MIR\Financier" (dossiers "bourse 2024 promo 2" et bourse 2024 promo 3) en lui fournissant une attestation de présence MAJ pour les M1 + M2 en .pdf (cf. NAS "Projet Erasmus Mundus MIR\Financier\étudiants Promo 2\Assiduité" et idem pour la promo 3).
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Rappeler aux étudiants autofinancés n'ayant pas encore payer les frais de participation au M2 MIR (cf. articles 1.2.2., 2.2.1, et 2.9.7. des conventions étudiantes autofinancés des M1 MIR) d'effectuer leur paiement avant le 31/05/2024. Joindre au mail de rappel le RIB de l'agence comptable de l'UTLN (disponible dans le NAS "Projet Erasmus Mundus MIR\Financier\Etudiants autofinancés").
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Demander à la gestionnaire financière MIR le versement de 1000 euros par étudiant boursier EMJMD (M1+M2) pour le mois suivant (la gestionnaire pourra reprendre les tableaux déjà créés sur le NAS dans "Projet Erasmus Mundus MIR\Financier" (dossiers "bourse 2024 promo 2" et bourse 2024 promo 3) en lui fournissant une attestation de présence MAJ pour les M1 + M2 en .pdf (cf. NAS "Projet Erasmus Mundus MIR\Financier\étudiants Promo 2\Assiduité" et idem pour la promo 3).
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A la suite du séjour des professeurs invités boursiers et après complétude du questionnaire qualité (cf. Calendrier Administratif et Pédagogique), demander le paiement des 30% restants de la bourse pour le prof. invité concerné à la gestionnaire financière MIR avec ces infos : Nom complet + N°agent + N° fournisseur + somme à verser (cf. tableau dans NAS "Projet Erasmus Mundus MIR\Financier\Professeurs invités boursiers\Versement 23-24") et MAJ du tableau.
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Créer un dossier par étudiant autofinancé dans le NAS sous : "Projet Erasmus Mundus MIR\Financier\Etudiants autofinancés\Promotion 4 - 2024-2026", avec les pièces suivantes :
- Formulaire client complété
- RIB de l'étudiant
- Passeport
- Copie de la convention étudiant autofinancé en français signée par tous Puis demander par mail à la gestionnaire financière de créer l'étudiant en tant que client en lui indiquant l'emplacement du dossier complet de l'étudiant sous NAS. -
Créer les étudiants autofinancés de la promo 4 (s'il y en a) en tant que client en complétant le formulaire "Création client" disponibles sous NAS dans : "Projet Erasmus Mundus MIR\Financier\Etudiants autofinancés\Promotion 4 - 2024-2026".
Pour la suite, cf. tâche "Self-financed students - Création client 2/2". -
Demander par mail à la gestionnaire financière MIR d'éditer les titres de recette pour les paiements des frais de participation au 1er semestre du M1 MIR - promo 4 à venir (cf. articles 2.9.1 à 2.9.6. de la convention d'étudiant autofinancé).
Les frais de participation au 1er semestre du M1 MIR doivent être reçus avant la date limite annoncée à l'étudiant (généralement dans le mois qui suit la signature de la convention et AVANT LA FERMETURE ESTIVALE. -
Indiquer par mail aux étudiants autofinancés de la promotion n°4 de procéder payer les frais de participation du 1er semestre du M1 MIR (cf. articles 1.2.2., 2.2.1, et 2.9.1 à 2.9.6 des convention d'étudiant autofinancé) AVANT LA DATE BUTOIRE (à déterminer au sein du MIR mais avant la fermeture estivale) et joindre au mail le RIB de l'agence comptable de l'UTLN (disponible dans le NAS "Projet Erasmus Mundus MIR\Financier\Etudiants autofinancés").
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A la suite du séjour des professeurs invités boursiers et après complétude du questionnaire qualité (cf. Calendrier Administratif et Pédagogique), demander le paiement des 30% restants de la bourse pour le prof. invité concerné à la gestionnaire financière MIR avec ces infos : Nom complet + N°agent + N° fournisseur + somme à verser (cf. tableau dans NAS "Projet Erasmus Mundus MIR\Financier\Professeurs invités boursiers\Versement 23-24") et MAJ du tableau.
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Demander à la gestionnaire financière MIR le versement de 1000 euros par étudiant boursier EMJMD (M1+M2) pour le mois suivant (la gestionnaire pourra reprendre les tableaux déjà créés sur le NAS dans "Projet Erasmus Mundus MIR\Financier" (dossiers "bourse 2024 promo 2" et bourse 2024 promo 3) en lui fournissant une attestation de présence MAJ pour les M1 + M2 en .pdf (cf. NAS "Projet Erasmus Mundus MIR\Financier\étudiants Promo 2\Assiduité" et idem pour la promo 3).
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Après avoir obtenu l'ensemble des tailles des étudiants, demander l'accord du coordinateur (Ricard Marxer) pour commander des sweats MIR à Dullac pour les nouveaux étudiants (en prendre quelques uns en plus). Après accord, demander à la gestionnaire fi. de la DirTIMP de passer la commande à info@dullac.fr (cf. modèle mail disponible sous le NAS dans "RE-ORGANISATION NAS MIR\MIR marketing\MIR goodies" avec les 2 fichiers à joindre au mail : "sweat-mir-dos.ai" et "sweat-mir-face.ai").
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Avec l'accord écrit préalable du coordinateur (Ricard Marxer), contacter la gestionnaire financière de la DirTIMP afin de réaliser des achats au fil de l'eau (ex: commande repas de fin d'année (optionnel), matériel pour les cours ou la salle MIR, etc...) en fonction des besoins.
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Après obtention du devis par Dullac et acceptation du devis par le coordinateur MIR (Ricard Marxer), il faudre que la gestionnaire financière édite le bon de commande (BC). Une fois les sweats obtenus, informer les collègues du Master MIR et les distribuer aux étudiants de la promotion n°4 selon la taille donnée précédemment.
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Une fois la date du pique-nique annuel de rentrée MIR est fixée avec les collègues, et le nombre approximatif de participants déterminé (promo 4 MIR + secrétaire MIR, Ricard Marxer, Vincent Hugel, Céline Barbier + enseignants du MIR disponibles), demander à la gestionnaire fi. de la DirTIMP de faire une demande de devis aux 2 Toques. Cf. modèle dans "RE-ORGANISATION NAS MIR\MIR students\Gestion pédagogique + student support services\Induction week\Pique-nique".
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Une fois le devis obtenu, et la validation du coordinateur obtenue, demander à la gestionnaire financière de la DirTIMP de valider la commande. Il faudra alors préciser aux 2 Toques dans le mail le nombre de paniers "classiques" (éventuellement sans porc pour accommoder certains étudiants) et le nombre de panier "végétariens" et préciser les allergies connues. Cf. modèle mail dans "RE-ORGANISATION NAS MIR\MIR students\Gestion pédagogique + student support services\Induction week\Pique-nique".
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Demander à la gestionnaire financière MIR le versement de 1000 euros par étudiant boursier EMJMD (M1+M2) pour le mois suivant (la gestionnaire pourra reprendre les tableaux déjà créés sur le NAS dans "Projet Erasmus Mundus MIR\Financier" (dossiers "bourse 2024 promo 2" et bourse 2024 promo 3) en lui fournissant une attestation de présence MAJ pour les M1 + M2 en .pdf (cf. NAS "Projet Erasmus Mundus MIR\Financier\étudiants Promo 2\Assiduité" et idem pour la promo 3).
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Demander à la gestionnaire financière MIR le versement des 50% restants de participation aux frais de voyage et d'installation des M1 boursiers EMJMD passant en M2. (Cf. colonne N du tableau "Tableau montants bourse - Promo 3" dans le NAS : "Projet Erasmus Mundus MIR\Financier\étudiants Promo 3") AVANT LA FERMETURE ESTIVALE DE L'UTLN.
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Demander par mail à la gestionnaire financière MIR d'éditer les titres de recette pour les paiements des frais de participation au 2ème semestre du M1 MIR - promo 4 à venir (cf. articles 2.9.1 à 2.9.6. de la convention d'étudiant autofinancé).
Les frais de participation au 2ème semestre du M1 MIR doivent être reçus après paiement des frais du 1er semestre et avant le 01/09/2024. -
Indiquer par mail aux étudiants autofinancés de la promotion n°4 de procéder payer les frais de participation du 2ème semestre du M1 MIR (cf. articles 1.2.2., 2.2.1, et 2.9.1 à 2.9.6 des convention d'étudiant autofinancé) AVANT LE 01/09/2024 et joindre au mail le RIB de l'agence comptable de l'UTLN (disponible dans le NAS "Projet Erasmus Mundus MIR\Financier\Etudiants autofinancés").
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Demander à la gestionnaire financière MIR le versement de 1000 euros par étudiant boursier EMJMD aux M2 MIR uniquement pour pour le mois suivant (la gestionnaire pourra reprendre les tableaux déjà créés sur le NAS dans "Projet Erasmus Mundus MIR\Financier" (dossiers "bourse 2024 promo 3") en lui fournissant une attestation de présence MAJ pour les M2 en .pdf (cf. NAS "Projet Erasmus Mundus MIR\Financier\étudiants Promo 3\Assiduité").
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En fonction des éventuels désistements étudiants de la promo 4 survenus récemment, mettre à jour le tableau des montants des bourses de la promo 4 "Tableau montants bourse - Promo 4" disponible dans le NAS sous : "Z:\Projet Erasmus Mundus MIR\Financier\étudiants Promo 4" en fonction de l'Annexe I - Accord financier spécifique aux étudiants des conventions d'étudiant boursiers.
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Dès que l'étudiant est officiellement INSCRIT ADMINISTRATIVEMENT à l'UTLN (certificat d'inscription reçu par mail) compléter le formulaire "Création agent" pour chaque étudiant (formulaire disponible dans le NAS sous : "Projet Erasmus Mundus MIR\Financier\étudiants Promo 4" - cf. gestionnaire financière DirTIMP pour vérifier qu'il s'agit bien de la dernière version).
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Après la tâche "EMJMD Scholarship - Création agent et fournisseur étudiants boursiers EMJMD promo 4 (M1 MIR) 1/3", créer un dossier pour chaque étudiant boursier sous le NAS dans : "Projet Erasmus Mundus MIR\Financier\étudiants Promo 4" avec les pièces suivantes :
- RIB étudiant (RIB français ou zone SEPA uniquement)
- Formulaire pré-complété "création agent"
- Passeport
- Copie convention d'étudiant boursier signée en français
- Attestation d'arrivée en France (à créer par le secrétariat) -
Après la tâche "EMJMD Scholarship - Création agent et fournisseur étudiants boursiers EMJMD promo 4 (M1 MIR) 2/3", demander à la gestionnaire financière de demander à l'agence comptable : 1°) un numéro INSEE fictif pour chaque étudiant
2°) leur création agent et fournisseur
En lui indiquant l'emplacement des dossiers complets sur le NAS. -
Une fois les étudiants boursiers de la promo 4 (M1 MIR) créés en tant qu'agent et fournisseur par l'agence comptable, demander par mail à la gestionnaire financière de procéder au versement des frais de subsistance de Septembre 2024 : 1000 euros par étudiant boursier.
En septembre, le versement de la bourse est exceptionnellement tardif pour les étudiants. La gestionnaire pourra demander les versements au fur et à mesure pour les étudiants créés en tant qu'agent. -
Demander à la gestionnaire financière MIR le versement des 50% de participation aux frais de voyage et d'installation des M1 boursiers (promo 4)- cf. colonne M du tableau des bourses dans le NAS sous "Projet Erasmus Mundus MIR\Financier\étudiants Promo 4". La gestionnaire pourra demander les versements au fur et à mesure pour les étudiants créés en tant qu'agent.
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Rappeler au coordinateur (Ricard) et à la gestionnaire financière de la DirTIMP de verser aux 3 universités partenaires (UJI, NTNU et IST) leur paiement annuel et de verser les 30 000 euros au partenaire qui organisera le Symposium en juin 2025 (NTNU à priori). - RIEN A FAIRE D'AUTRE DU COTE DU SECRETARIAT MIR -
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Demander à la gestionnaire financière MIR le versement de 1000 euros par étudiant boursier EMJMD (M1+M2) pour le mois suivant en lui fournissant une attestation de présence MAJ pour les M1 + M2 en .pdf (cf. NAS "Projet Erasmus Mundus MIR\Financier\étudiants Promo 3\Assiduité" et idem pour la promo 4).
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Après inscription administrative à l'UTLN (certificat d'inscription reçu par mail) compléter le formulaire "Création agent" pour chaque étudiant autofinancé (formulaire disponible dans le NAS sous : "Projet Erasmus Mundus MIR\Financier\étudiants autofinancés\Promotion 4..." - cf. gestionnaire financière DirTIMP pour vérifier qu'il s'agit bien de la dernière version).
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Après la tâche "Self-financed Students - Création agent étudiants autofinancés promo 4 (M1 MIR) 1/3", créer un dossier pour chaque étudiant autofinancé sous le NAS dans : "Projet Erasmus Mundus MIR\Financier\étudiants autofinancés\Promotion 4..." avec les pièces suivantes :
- RIB étudiant (RIB français ou zone SEPA uniquement)
- Formulaire pré-complété "création agent"
- Passeport
- Copie convention d'étudiant autofinancé signée en français
- Attestation d'arrivée en France -
Après la tâche "Self-financed Students - Création agent étudiants autofinancés promo 4 (M1 MIR) 3/3", demander à la gestionnaire financière de demander à l'agence comptable :
1°) un numéro INSEE fictif pour chaque étudiant autofinancé
2°) leur création agent et fournisseur
En lui indiquant l'emplacement des dossiers complets sur le NAS. -
A la fin des inscriptions administratives des étudiants du M1 et M2 ISC-MIR, éditer la liste des inscrits si besoin (cf. la gestionnaire financière de la DirTIMP) pour le paiement des des frais d'inscriptions des étudiant M1 + M2 ISC-MIR à l'UTLN.
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Demander à la gestionnaire financière MIR le versement de 1000 euros par étudiant boursier EMJMD (M1+M2) pour le mois suivant en lui fournissant une attestation de présence MAJ pour les M1 + M2 en .pdf (cf. NAS "Projet Erasmus Mundus MIR\Financier\étudiants Promo 3\Assiduité" et idem pour la promo 4).
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Cf. Gestionnaire financière de la DirTIMP pour paiement annuel de l'assurance APRIL INTERNATIONAL.
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Demander à la gestionnaire financière MIR le versement de 1000 euros par étudiant boursier EMJMD (M1+M2) pour le mois suivant en lui fournissant une attestation de présence MAJ pour les M1 + M2 en .pdf (cf. NAS "Projet Erasmus Mundus MIR\Financier\étudiants Promo 3\Assiduité" et idem pour la promo 4). LE VERSEMENT DOIT ETRE EFFECTUE AVANT LA FERMETURE ANNUEL DE L'UTLN POUR LES VACANCES DE NOEL.
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Après signature du contrat de professeur invité (visiting scholars), demander le paiement des 70% de la bourse pour le(s) prof. invité(s) concernés à la gestionnaire financière MIR avec ces infos : Nom complet + N°agent + N° fournisseur + somme à verser (cf. tableau dans NAS "Projet Erasmus Mundus MIR\Financier\Professeurs invités boursiers\Versement 24 -25") et MAJ du tableau.
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Chaque année, en raison de la fermeture de l'UTLN pour les vacances de Noël, le versement de la bourse de JANVIER arrive tardivement. Afin que les étudiants puissent s'organiser, en concertation avec la gestionnaire fi. de la DirTIMP, prévenir les étudiants par mail (M1+M2) de ce retard prévu. Un courrier pourra leur être transmis afin qu'ils préviennent leurs propriétaires (cf. lettre "Scholarship transfer delay letter..." dans: "RE-ORGANISATION NAS MIR\MIR students\Intake 3 - 2023-2025".
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Une fois l'ordre de mission sans frais émis par l'université d'origine de Prof. Vincent Creuze reçu, le transmettre à la gestionnaire fi. et lui demande de MAJ le profil Notilus et de saisir sa demande d'ordre de mission avec frais dans Notilus (https://notilus.univ-tln.fr) avec résa. de nuitées d'hôtel à l'IBIS LA VALETTE avec petit déjeuner sur le buget MIR (cf. Ricard pour connaître la ligne budgétaire exacte).
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Demander à la gestionnaire financière MIR le versement de 1000 euros par étudiant boursier EMJMD (M1+M2) pour JANVIER 2025 en lui fournissant une attestation de présence MAJ pour les M1 + M2 en .pdf (cf. NAS "Projet Erasmus Mundus MIR\Financier\étudiants Promo 3\Assiduité" et idem pour la promo 4).
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En cas de réception de nouveaux contrats de professeurs invités boursiers (visiting scholars), demander le paiement des 70% de la bourse pour le(s) prof. invité(s) concernés à la gestionnaire financière MIR avec ces infos : Nom complet + N°agent + N° fournisseur + somme à verser (cf. tableau dans NAS "Projet Erasmus Mundus MIR\Financier\Professeurs invités boursiers\Versement 24 -25") et MAJ du tableau.
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Demander à la gestionnaire financière MIR le versement de 1000 euros par étudiant boursier EMJMD (M1+M2) pour le mois suivant en lui fournissant une attestation de présence MAJ pour les M1 + M2 en .pdf (cf. NAS "Projet Erasmus Mundus MIR\Financier\étudiants Promo 3\Assiduité" et idem pour la promo 4).
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Les articles 2.2.1.iv.a) et b) des conventions d'étudiants autofinancés prévoient un versement annuel sur le compte bancaire des étudiants autofinancés de maximum 500 € pour soutenir leur participation obligatoire au symposium et au championnat annuel MIR. Demander à la gestionnaire financière MIR le versement de 500 euros aux étudiants autofinancés M1+M2 avec leurs noms, n° de promotion et n° SIFAC si possible (Cf. dossier NAS "Projet Erasmus Mundus MIR\Financier\Etudiants autofinancés").
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Demander à la gestionnaire financière MIR le versement de 1000 euros par étudiant boursier EMJMD (M1+M2) pour le mois suivant en lui fournissant une attestation de présence MAJ pour les M1 + M2 en .pdf (cf. NAS "Projet Erasmus Mundus MIR\Financier\étudiants Promo 3\Assiduité" et idem pour la promo 4).
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Demander à la gestionnaire financière MIR d'éditer les titres de recette pour les paiements à venir des étudiants autofinancés en M1 MIR (versement des frais de participation au M2 MIR, cf. articles 1.2.2., 2.2.1, et 2.9.7. des conventions étudiantes autofinancés des M1 MIR).
Et rappeler aux étudiants autofinancés d'effectuer leur(s) paiement(s) avant le 31/05/2025, en joignant le RIB UTLN au mail (disponible dans le NAS "Projet Erasmus Mundus MIR\Financier\Etudiants autofinancés"). -
Rappeler aux étudiants autofinancés n'ayant pas encore payer les frais de participation au M2 MIR (cf. articles 1.2.2., 2.2.1, et 2.9.7. des conventions étudiantes autofinancés des M1 MIR) d'effectuer leur paiement avant le 31/05/2025. Joindre au mail de rappel le RIB de l'agence comptable de l'UTLN (disponible dans le NAS "Projet Erasmus Mundus MIR\Financier\Etudiants autofinancés").
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Demander à la gestionnaire financière MIR le versement de 1000 euros par étudiant boursier EMJMD (M1+M2) pour le mois suivant en lui fournissant une attestation de présence MAJ pour les M1 + M2 en .pdf (cf. NAS "Projet Erasmus Mundus MIR\Financier\étudiants Promo 3\Assiduité" et idem pour la promo 4).