-
1 CE
seguimiento
Desde que se genera o recibe un documento hasta que se guarda o es eliminado para siempre, pasa por una serie de fases, que denominan su vida útil.
En todo momento se debe saber donde está el documento para facilitar su consulta cuando sea necesario. -
2
Almacenamiento
El espacio adecuado para el volumen de información a almacenar.
Que los responsables del mantenimiento del archivo realicen su labor de forma sistemática, para evitar pérdidas de información.
La perfecta ordenación del archivo para facilitar la rapidez de la actuación y la perfecta localización del documento. -
3
conservación
Se debe establecer un plan de conservación en el que se incluyan: El mantenimiento y el control de las instalaciones, la adopción de medidas preventivas para que la información esté protegida, evitar que usuarios no autorizados puedan acceder a la información. -
4
Consulta
Para que esta operación sea considerada segura han de realizarse una serie de fases:
El interesado en consultar la información deberá pedirlo a través de un formulario de solicitud de préstamo.
El personal encargado del archivo supervisará que el interesado tiene autorización para realizar la consulta.
Cuando se entrega la documentación al solicitante, este anotará en el registro de préstamo sus datos.
Cuando se devuelve la documentación se registrará la fecha de devolución. -
5
Expurgo
Para realizar un correcto mantenimiento del archivo es necesario eliminar la información que no se necesite, a esta acción se denomina expurgo de la documentación. -
6
Custodia
Las entidades tienen la obligación de adoptar las medidas adecuadas para proteger la confidencialidad de la información contenida en los documentos guardados, algunas de estas medidas son: Identificar la información y su contenido como confidencial
Restringir el acceso exclusivamente a personas previamente autorizadas.
establecer claves de acceso.
Disponer de un buen antivirus.
Disponer de cámaras de seguridad.
Instalar sistemas de seguridad contra incendios.
